通知メール

通知メールのライティングは、基本的にライティングスタイル、用字用語に準拠します。
通知メール特有の気をつけるべきポイントとライティングパターンを記載しています。

件名

メール件名の基本的な考え方

通知メールの件名は、メールを受け取った相手が求められている行動を把握できるよう簡潔に記載します。
ユーザーにメール本文の概要を伝え、ユーザーがすぐに開封する必要があるかなどの判断の助けになる情報を書きましょう。

例

「評価対象者を確認してください。評価開始のお知らせ「{評価プロジェクトタイトル}」｜{会社名}［人事評価］」

「バックグラウンド処理による申請の提出依頼の結果が出ました｜{会社名}」

メール件名のライティングルール

句点はHeadingのルールに準じ、省略する
- 基本的に省略し、2文以上になる場合は記載します。
会社名、機能名の表記
- 件名の後ろに｜{会社名}を追加します。
  - ｜は、全角
  - 会社名は、SmartHR基本情報に登録してある情報
- Suffixとして、［{機能名}］をつけても構いません。
- 「SmartHR」は、送信元として明記されるので省略します。
従業員名の表記
- 姓名の間には半角スペースを入れます。
- 従業員情報に紐づいていない場合は、アカウントのメールアドレスを表記します。
リマインド通知の表記
- Prefixとして、【再送】を追加します。
バックグラウンド処理に関する通知
- Prefixとして、バックグラウンド処理によるを追加のうえ、操作名も明記します。
  - 処理がすべて完了している場合には、「完了しました」、エラーが含まれる可能性がある場合には、「結果が出ました」と書きます。

本文

メール本文の基本的な考え方

通知メールの本文は、以下の内容を盛り込むように設計します。

メールを読んだユーザーにとってほしい行動
期限がある場合には、締め切り
メール送信のきっかけが、ユーザー自身の操作か他人の操作かどうか

メール本文のライティングルール

期日の表記は、相対的な書き方ではなく具体的な日付を示します。
- 例えば、【目標入力】は2022年01月01日からです。
メールが届いた理由とあわせて、依頼内容を明記します。
- 例えば、
1次評価者の須磨英知さんが「2022年下期」の「1次評価」を完了しました。
評価対象者：管理花子
須磨英知さんからのコメント：「1次評価を記入しました。確認よろしくお願いいたします。」
次は2次評価者のあなたが、【2次評価】の担当です。
実施期間は2023年1月16日から2023年1月31日までです。

URLへの誘導文も、リンク先の画面で「何をしてほしいか」を伝えることを意識します。
「URLにアクセスしてください」では、画面を表示することしかユーザーに伝わりません。
また、ライティングスタイル「カタカナ語を用いるときには、まず漢字語での言い換えを検討する」の観点からも、 アクセスは控えたい表現です。
- 例えば、
下記のURLで、評価シートを確認してください。
バックグラウンド処理で実行した操作名を明記します。
- 例えば、
{操作名}のバックグラウンド処理の結果が出ました。
エラーにより処理が完了できていない場合あるので、下記のURLを必ず確認してください。

フッター

メールフッターの基本的な考え方

フッターは基本的に共通のものを使用します。送信元と送信専用アドレスから送信されていることを明記し、あわせてヘルプセンターのサポートポリシーのリンクを掲載します。

例

このメールはSmartHRをご利用いただいているお客さまに自動送信しています。

送信専用アドレスのため、ご返信いただいても回答できません。
ご不明な点がございましたら、御社のSmartHR管理者にお問い合わせください。
SmartHRサポートポリシー｜ヘルプセンター
 株式会社SmartHR

メールフッターのライティングルール

アプリケーション提供会社名の表記
- サードパーティー製アプリケーションの場合、株式会社SmartHRの部分を各社の社名とリンク先に置き換えてください。
SmartHRサポートポリシーのリンク先
- リンク先のURLは、SmartHRサポートポリシー｜ヘルプセンターとします。
株式会社SmartHRのリンク先
- リンク先のURLは、サービスサイトとします。